Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

V&S WerkWijs vindt het belangrijk dat zorgvuldig en vertrouwelijk wordt omgegaan met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en hoe wij daarmee omgaan.

V&S WerkWijs ondersteunt organisaties, werkgevers, werknemers en zzp’ers bij HR-vraagstukken, personeelsbeleid, arbeidsrechtelijke onderwerpen en arbeidsrelaties.

Onze gegevens:

• Bedrijfsnaam: V&S WerkWijs
• KvK-nummer: 42215240

V&S WerkWijs is, afhankelijk van de opdracht en de rol die wij daarin vervullen, verwerkingsverantwoordelijke of verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wie is verantwoordelijk? Een opdrachtgever die bepaalt waarom en hoe personeelsgegevens worden verwerkt, is daarvoor doorgaans verwerkingsverantwoordelijke. Wanneer wij uitsluitend zijn instructies volgen, treden wij daarvoor als verwerker op. Voor onze eigen administratie, websitecontacten en bedrijfsvoering zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke. De feitelijke situatie is bepalend; een opdrachtgever kan onze eigen AVG-verplichtingen niet overnemen door alleen akkoord te gaan met het gebruik van een opslagdienst.

2. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken van:

• Opdrachtgevers en contactpersonen binnen organisaties.
• Werkgevers en leidinggevenden.
• Werknemers die wij begeleiden of adviseren.
• Zelfstandigen zonder personeel (zzp’ers).
• Personen die contact met ons opnemen met een vraag of verzoek.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de opdracht en de dienstverlening kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Algemene contactgegevens

• Naam en achternaam.
• E-mailadres.
• Telefoonnummer.
• Functie en organisatie.
• Correspondentie en communicatie.

Gegevens over werk en dienstverband

• Functie en werkzaamheden.
• Arbeidsovereenkomst en arbeidsvoorwaarden.
• Arbeidsverleden, voor zover relevant voor de opdracht.
• Gegevens over functioneren en ontwikkeling.
• Afspraken over inzetbaarheid en samenwerking.
• Gegevens over werkdruk, werkverdeling en personeelsbezetting.

Gegevens bij HR- en arbeidsrechtelijke vraagstukken

• Informatie over arbeidsconflicten.
• Correspondentie tussen werkgever en werknemer.
• Informatie over functioneren of disfunctioneren.
• Gegevens over waarschuwingen en personeelsdossiers.
• Informatie over reorganisaties en wijzigingen in arbeidsvoorwaarden.
• Informatie over beëindiging van een dienstverband en vaststellingsovereenkomsten.

Gegevens over zzp-samenwerkingen

• Opdracht- en samenwerkingsovereenkomsten.
• Afspraken over werkzaamheden, verantwoordelijkheden en zelfstandigheid.
• Informatie die nodig is om de aard van een arbeidsrelatie te beoordelen.

Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor de betreffende opdracht. Wij verwerken geen financiële dossiers van cliënten of werknemers.

4. Bijzondere persoonsgegevens

Bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, worden extra beschermd door de AVG.

V&S WerkWijs verwerkt deze gegevens niet standaard. Alleen wanneer dit noodzakelijk is voor een specifieke opdracht en daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat, kunnen dergelijke gegevens worden verwerkt.

Wij vragen betrokkenen om geen medische details of andere gevoelige gegevens met ons te delen wanneer deze niet noodzakelijk zijn voor de dienstverlening.

Bij ziekte en re-integratie houden wij rekening met de wettelijke grenzen rondom medische gegevens. Medische informatie over werknemers hoort in beginsel thuis bij de bedrijfsarts of arbodienst.

5. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wanneer u via het contactformulier een aanvraag verstuurt, gebruiken wij de ingevulde naam, het e-mailadres en de inhoud van het bericht om uw aanvraag te behandelen en zo nodig contact met u op te nemen. De verplichte vinkjes bevestigen dat u de privacyverklaring heeft gelezen en dat u akkoord gaat met de algemene voorwaarden voor zover deze op de aanvraag van toepassing zijn. Het versturen van een aanvraag vormt nog geen betaalde opdracht. Voor de gegevensverwerking baseren wij ons op de grondslag die op de situatie van toepassing is; het aanvinken is niet automatisch toestemming als AVG-grondslag.

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor zover dat nodig is voor onze dienstverlening en bedrijfsvoering.

Dit doen wij voor de volgende doeleinden:

• Het uitvoeren van HR-adviesopdrachten.
• Het adviseren over personeelsbeleid en organisatieontwikkeling.
• Het begeleiden bij arbeidsrechtelijke en personeelsvraagstukken.
• Het ondersteunen bij arbeidsconflicten en gesprekken tussen werkgever en werknemer.
• Het beoordelen van arbeidsrelaties en zzp-samenwerkingen.
• Het opstellen, beoordelen of aanpassen van arbeids- en samenwerkingsovereenkomsten.
• Het onderhouden van contact met opdrachtgevers en betrokkenen.
• Het vastleggen en opvolgen van gemaakte afspraken.
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

6. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Afhankelijk van de opdracht kan dit zijn:

• Uitvoering van een overeenkomst: wanneer gegevens nodig zijn om een opdracht uit te voeren.
• Wettelijke verplichting: wanneer wij wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens te bewaren of te verstrekken.
• Gerechtvaardigd belang: wanneer wij gegevens nodig hebben voor een gerechtvaardigd belang, zoals een zorgvuldige bedrijfsvoering of het vastleggen van afspraken, en de belangen en rechten van betrokkenen niet zwaarder wegen.
• Toestemming: wanneer toestemming wettelijk vereist is voor een specifieke verwerking.

Wanneer wij ons baseren op toestemming, kan deze toestemming op ieder moment worden ingetrokken. Dit heeft geen terugwerkende kracht op verwerkingen die daarvoor rechtmatig hebben plaatsgevonden.

7. Van wie ontvangen wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens rechtstreeks ontvangen van de persoon zelf, bijvoorbeeld tijdens een gesprek, via e-mail of telefonisch.

Daarnaast kunnen wij gegevens ontvangen van onze opdrachtgever, bijvoorbeeld wanneer een werkgever ons vraagt om advies over een personeelsvraagstuk.

Wanneer wij persoonsgegevens niet rechtstreeks van de betrokkene ontvangen, informeren wij de betrokkene hierover wanneer en voor zover de AVG dit vereist.

8. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen als dat noodzakelijk is voor de opdracht of wettelijk verplicht is.

• Met de opdrachtgever of betrokkenen, voor zover de opdracht en de wet dit toestaan.
• Met externe specialisten na overleg en met passende afspraken.
• Met leveranciers voor zakelijke communicatie en documentopslag. Google Drive kan hierbij worden gebruikt. Bij zakelijk gebruik is Google Workspace de beoogde omgeving voor het beheren van werkbestanden.
• Met bevoegde overheidsinstanties wanneer daar een wettelijke verplichting voor bestaat.

Of Google bij een specifieke verwerking verwerker of subverwerker is, hangt af van de rolverdeling en het contract. Waar verplicht maken wij hierover afspraken met de betrokken partijen, waaronder de overeenkomst met Google voor gegevensverwerking en eventuele toestemming voor subverwerkers.

Het gebruik van Google Drive betekent niet dat de volledige verantwoordelijkheid voor de veiligheid van persoonsgegevens automatisch bij de opdrachtgever ligt.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Google en andere leveranciers kunnen internationale gegevensverwerkingen of toegang van buiten de Europese Economische Ruimte (EER) mogelijk maken. Wij controleren daarom welke voorwaarden, locaties en waarborgen gelden voor de daadwerkelijk gebruikte diensten.

Indien persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, zorgen wij dat daarvoor de vereiste wettelijke waarborgen aanwezig zijn. Waar nodig maken wij aanvullende afspraken met de opdrachtgever of leverancier.

10. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel van de verwerking. Voor eigen adviesdossiers hanteren wij in beginsel een maximale bewaartermijn van twee jaar na afronding, tenzij een andere termijn noodzakelijk en wettelijk toegestaan of verplicht is.

Wanneer wij persoonsgegevens als verwerker voor een opdrachtgever beheren, volgen wij na afloop de afgesproken instructies voor het teruggeven, verwijderen of bewaren daarvan.

Voor facturen en de financiële administratie gelden de wettelijke bewaartermijnen. Tijdelijke lokale kopieën en gedeelde toegang worden na afronding van de opdracht beoordeeld en waar passend verwijderd of ingetrokken.

11. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij beperken de toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden. Ook gelden afspraken over vertrouwelijkheid, documentdeling en het melden van beveiligingsincidenten.

Voor documentbeheer kan Google Drive worden ingezet. Het streven is om daarvoor een zakelijke Google Workspace-omgeving met passende toegangsrechten en tweestapsverificatie te gebruiken. De daadwerkelijke configuratie en contractafspraken worden vóór gebruik van vertrouwelijke klantdossiers gecontroleerd.

Waar lokaal bestanden nodig zijn, kunnen wij deze bewaren op een met toegangscode vergrendelde harde schijf. Voor gevoelige persoonsgegevens is alleen een wachtwoord niet altijd genoeg: aanvullende maatregelen zoals schijfversleuteling, veilige back-ups en periodieke controles worden naar het risico beoordeeld en toegepast.

Het gebruik van een privé- of gratis Google Drive-account voor gevoelige klantdossiers wordt niet als standaardwerkwijze gepresenteerd. De precieze opslag en de middelen die worden gebruikt, leggen wij bij een opdracht vast.

Wij kunnen beveiligingsmaatregelen niet gelijkstellen aan een garantie dat zich nooit een incident voordoet. Wel nemen we passende maatregelen en handelen we volgens de toepasselijke wettelijke verplichtingen bij een incident.

12. Welke privacyrechten heeft u?

Iedereen van wie wij persoonsgegevens verwerken, heeft op grond van de AVG verschillende rechten. U kunt bij ons een verzoek indienen om:

• Uw persoonsgegevens in te zien.
• Onjuiste gegevens te laten corrigeren.
• Gegevens te laten verwijderen, wanneer dat wettelijk mogelijk is.
• De verwerking van gegevens te laten beperken.
• Bezwaar te maken tegen een verwerking die plaatsvindt op basis van gerechtvaardigd belang.
• Uw gegevens over te laten dragen, wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is.
• Eerder gegeven toestemming in te trekken.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op een verzoek. In bepaalde gevallen mag deze termijn volgens de AVG worden verlengd. Wanneer dat gebeurt, informeren wij u hierover.

Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen wij vragen om uw identiteit op een passende manier te bevestigen.

13. Klachten over de verwerking van persoonsgegevens

Heeft u een vraag of klacht over onze omgang met uw gegevens? Gebruik het contactformulier.

U kunt daarnaast een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens indienen bij de bevoegde privacytoezichthouder.

14. Geautomatiseerde besluitvorming

V&S WerkWijs neemt geen besluiten over personen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking of profilering en die rechtsgevolgen hebben of personen op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

Ons advies en onze begeleiding zijn gericht op menselijke beoordeling en de specifieke situatie van de betrokkenen.

15. Is het verstrekken van persoonsgegevens verplicht?

Het kan noodzakelijk zijn om bepaalde persoonsgegevens te verstrekken om een opdracht uit te voeren of een vraag te kunnen behandelen.

Wanneer noodzakelijke gegevens niet worden verstrekt, kan het zijn dat wij onze dienstverlening niet of niet volledig kunnen uitvoeren.

Wij geven daarbij aan welke gegevens noodzakelijk zijn en waarom deze nodig zijn.

16. Wijzigingen in deze privacyverklaring

V&S WerkWijs kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, werkwijze of wetgeving verandert.

De meest actuele versie is beschikbaar via de pagina Privacyverklaring op onze website.

17. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op.

V&S WerkWijs
KvK: 42215240
Contact: via het contactformulier.